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技术 人事档案整理装订以及分类明细

 一是不方便档案的整理。干部档案,不同于文书档案,立卷后基本固定不动。干部档案,一人一卷,每年都有年度考核、工资变动、继续教育等人事材料产生,每年都要将人事材料插入相应的类别、相应的位置,都需要拆卷重新装订,工作量较大。

 
   二是不方便档案的利用。干部档案在干部选拔、出国培训、离退休办理、职称评定、福利待遇、政审等方面利用率较高,有时需要提供复印件或原件,也需要拆卷取出单份材料复制,再装订起来。
 
    三是不方便档案的信息化管理。随着办公自动化的推广,信息化进程的推进,干部人事档案信息化管理势在必行,在一个系统内或一定范围内人事档案信息资源共享的机制在逐步建立和完善,干部档案的数字化成为主要的工作任务,而装订成卷无疑不便于扫描等技术处理。
 
    四是不利于档案的安全保密。对于本人或其他组织按规定查阅某份人事材料,由于装订成卷不得不整卷提供利用,难以控制利用者查看、阅读其他人事材料。
 
    五是文书档案的归档整理规则已为干部档案的整理提供了有益的借鉴。从2000年开始,对文书立卷的方法进行了改革,简化整理,深化检索,实行单份文件装订,简单分类,划分保管期限,装盒管理,便于操作,便于掌握,提高了工作效率。
 
    干部档案虽然不整卷装订,但仍然按照干部档案的形成规律、整理原则、分类方法整理。允许选择灵活、方便、科学、安全的装订方式,比如用封套袋、燕尾夹等将不同类别的人事材料相对固定,再装入人事档案盒中,好管、好用,也省时、省力。